Obowiązkiem właścicieli sklepów internetowych jest określone przez wymogi prawne stworzenie regulaminu oraz przestrzeganie zawartych w nim przepisów. Nie jest to tak proste zadanie, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Stosując się do aktualnych zapisów prawnych, napisanie regulaminu sklepu internetowego nie musi być jednak wyzwaniem, które będzie spędzać sen z powiek. Jakie elementy należy uwzględnić w takim dokumencie? Jak uniknąć najpopularniejszych błędów, tworząc regulamin dla sklepu internetowego i na co zwrócić szczególna uwagę? Oto kwestie, które warto poznać w tym zakresie!
Regulaminy sklepów internetowych a wymogi prawne
Bez względu na to, w jakiej branży chcesz rozpocząć działalność opartą o sprzedaż w sieci, jako właściciel sklepu jesteś zobowiązany do przestrzegania wymogów prawnych, które wynikają z określonych ustaw. To przede wszystkim:
- Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
- Ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów;
- Ustawa o prawach konsumentów.
Niektóre kwestie związane z prowadzeniem sprzedaży przez internet regulują też wybrane przepisy Kodeksu Cywilnego. Jako sprzedawca, masz obowiązek dostosować się również do działania w zgodzie z przepisami dotyczącymi RODO. Osoba, która chce prowadzić sprzedaż internetową, zobowiązana jest do działania w oparciu o regulamin związany z tą usługą – nawet jeśli nie prowadzi własnej działalności gospodarczej. Co to oznacza w praktyce?
Kto powinien sporządzić regulamin sklepu internetowego?
Sprzedaż w sieci wiąże się z zawarciem umowy miedzy sprzedawcą a nabywcą, a jej istotne warunki określa regulamin. Obowiązek jego przedstawienia spoczywa na sprzedawcy, jeśli więc jesteś właścicielem sklepu internetowego lub sprzedajesz produkty lub usługi przez własną stronę internetową, powinieneś udostępniać regulamin swoim potencjalnym klientom. Ma to znaczenie także w momencie, gdy oferujesz zakupy za pośrednictwem popularnych serwisów sprzedażowych czy aukcyjnych oraz poprzez wiadomości prywatne lub wpisy bądź relacje w mediach społecznościowych. We wszystkich tych przypadkach, nawet gdy prowadzisz tzw. działalność nierejestrowaną, obowiązek rzetelnego informowania klientów o warunkach sprzedaży oraz przestrzeganie wymagań związanych z RODO i prawami konsumenta pozostają Twoim obowiązkiem.
Regulamin sklepu internetowego – co w nim napisać?
Sprzedaż prowadzona za pośrednictwem sklepu internetowego powinna odbywać się w oparciu o zasady, z którymi potencjalny nabywca będzie miał szansę zapoznać się jeszcze przed podjęciem decyzji o zakupie i sfinalizowaniem transakcji. Twój sklep internetowy powinien więc posiadać regulamin świadczenia usług droga elektroniczną, w którym zawarte zostaną następujące informacje:
- rodzaj oraz usług, jakie są świadczone poprzez sklep internetowy,
- warunki wynikające z uwarunkowań technicznych i teleinformatycznych, jakie wymagane są do prawidłowego korzystania z systemu usługodawcy,
- kwestie dotyczące postępowania reklamacyjnego,
- szczegóły związane z zawieraniem umów o świadczenie usług drogą elektroniczną.
Należy pamiętać, że głównym celem tworzonego dokumentu jest wskazanie nie tylko wszystkich informacji dotyczących sposobu świadczenia sprzedaży internetowej, ale także określenie sposobu komunikacji z konsumentem. Z tego powodu w regulaminie powinny pojawić się także zapisy mówiące o tym, w jaki można zidentyfikować firmę lub sprzedawcę, m.in.:
- nazwa firmy lub organu prowadzącego sprzedaż,
- numeru NIP prowadzonej działalności gospodarczej,
- danych kontaktowych, takich jak adres, numer telefony i adres e-mail, ze szczególnym uwzględnieniem sposobu komunikacji związanego z możliwością zgłaszania reklamacji,
Kolejnym ważnym aspektem, jaki należy wziąć pod uwagę, tworząc regulamin sklepu internetowego, są formy płatności oraz opcje dostawy zamówionych towarów. Poinformowanie potencjalnego klienta o sposobie, w jaki może dokonać płatności oraz w jakim czasie i przez kogo zostanie zrealizowana wysyłka, jest ważne także z punktu widzenia sprzedawcy – w regulaminie warto zaznaczyć, że nie ponosi on odpowiedzialności za ewentualne niedopatrzenia lub opóźnienie, jakie mogą pojawić się np. po stronie firmy kurierskiej.
Regulaminy sklepów internetowych a usługi inne niż sprzedaż
W większości sklepów internetowych prowadzone są także inne działania, które należą do usług świadczonych droga elektroniczną, takie jak administracja konta klienta czy wysyłka newslettera. Zasady związane z ich realizacją także należy uwzględnić w tworzonym dokumencie. Podobnie wygląda kwestia dotycząca możliwości umieszczania opinii o zakupionych towarach, usługach lub samym sklepie. Warto pamiętać, że Twoi klienci mają prawo zamieścić swoją opinię w różnych służących rekomendacji miejscach w sieci. Dobrym pomysłem może okazać się jednak udostępnienie im przestrzeni w zakresie strony internetowej sklepu. Ciekawym przykładem są wtyczki, które możesz zainstalować, np. Revbox – widget z opiniami klientów dla branży e-commerce. Rozwiązanie pozwala uzyskać dostęp do recenzji produktowych napisanych przez AI na podstawie znalezionych opinii, a tym samym – ułatwia potencjalnym klientom podjęcie decyzji o zakupie.
Ochrona danych osobowych a regulamin do sklepu internetowego
Prowadząc sprzedaż on-line, przygotowując paczki i adresując je, a także sprzedając usługi lub towary w postaci cyfrowej, do których płatny dostęp wysyłany jest np. na adres mailowy klienta, przetwarzasz dane osobowe. To tylko niektóre z przykładów działania, jednak nakładają one na sprzedawcę kolejny obowiązek, jakim jest opracowanie polityki prywatności. Zasady z nią związane często pojawiają się jako załączniki do przygotowanego regulaminu lub w postaci widocznego na stronie kolejnego dokumentu. Jakie informacje powinna zawierać polityka prywatności? To przede wszystkim konieczność poinformowania potencjalnych klientów o:
- tym, kto jest administratorem udostępnianych na potrzeby umowy danych,
- tym, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu i przez jaki czas,
- tym, komu udostępniane są zebrane dane,
- innych aspektach wynikających z ustawy RODO, jakie przysługują potencjalnemu nabywcy.
Polityka prywatności to także dokument, w którym powinny znaleźć się informacje o prawach konsumenta – m.in. prawo do wglądu w dane, jakie udostępnił, a także prawo do ich zmiany lub usunięcia z systemu sprzedażowego klienta.
O czym jeszcze warto pamiętać, tworząc regulamin do sklepu internetowego?
Częstym błędem jest kopiowanie regulaminów pojawiających się na stronach sklepów konkurencji z wprowadzeniem jedynie drobnych zmian. W efekcie tak stworzony dokument może nie uwzględniać w treści wszystkich kluczowych aspektów, jakie mają znaczenie w przypadku naszej działalności, a tym samym – nie chronić interesów klienta ani sprzedawcy. Na uwadze warto mieć również fakt, że regulaminy sklepów internetowych, jakie pojawiają się w sieci, mogą zawierać tzw. klauzule niedozwolone, a więc takie, które nie zostały uzgodnione z potencjalnym klientem lub naruszają jego prawa. Taką klauzulą może być np. zapis o tym, że rzeczywisty towar sprzedawany przez internet może różnić się od tego, jaki zaprezentowany został na stronie sklepu internetowego.
Choć przepisów, jakie mają wpływ na finalną postać regulaminu sklepu jest wiele, warto zapoznać się ze wszystkimi, aby przygotować dokument, który w będzie zrozumiały zarówno dla klientów, jak i samego sprzedawcy. W przypadku wątpliwości, można skorzystać ze wsparcia kancelarii prawnej – specjaliści, którzy mają odpowiednią wiedzę i doświadczenie, pomogą przygotować Ci regulamin dla sklepu internetowego oparty na wszystkich niezbędnych przepisach prawnych.
